オフィス移転に必要な光回線の知識全まとめ｜光回線の手続き方法から費用まで完全ガイド

ご自身の事務所やオフィスを移転する際に、契約している光回線を継続して利用したいと言うこともあるでしょう。

その際に工事が必要となる場合など、やや面倒な手続きを経なければいけません。

オフィス移転後も、そのままの光回線で契約し続けたい方も、心機一転して新たに違う回線を選びたい方も居るでしょう。

そこで、この記事では、オフィス移転に伴うインターネット光回線の移設手続き方法・料金や期間・注意点等について解説します。

オフィス移転に伴うインターネット光回線の移設手続き方法

こちらでは、現オフィスから新オフィスへのインターネット光回線の移設手続き方法を解説します。

オフィス移転・第1段階目は移設前の準備が肝心！

新オフィスの移転先の選定をまず行いましょう。

ご自身の企業・事務所のニーズに合った広さ・設備なのか、何より光回線は使えるのかなどの検討が必要です。

そして、移設する場合に余裕を持って実行へ移せるよう、従業員に移設の手順・期間を説明し、移設計画を共有します。

現オフィスを移設する過程は次の通りです。

移転計画作成・発表

全従業員に移設スケジュールを発表します。

当然、オフィス機器等の荷物の梱包や移転は業者が行います。

ただし、仕事をなるべく支障なく進められるよう、身の回りの機器・用具の片づけは従業員総出で行います。

何月何日までに後片付け、何月何日に新事務所へ引越としっかり決めてから、社内共有を行いましょう。

また、いつまでに解約予告をするか決めておかないと、建物オーナーとトラブルが発生するおそれもあります。

新オフィス選定・賃貸借契約

希望のオフィスが見つかったら、何月何日に利用を開始するか等を賃貸借契約書へ明記し契約を締結します。

解約予告

現オフィスの解約は、当然移設直前で言われても建物オーナーが困惑してしまいます。

オフィスの場合は３～６か月前に解約予告をするのが一般的です。

とはいえ、いつまでに建物オーナーへ解約予告するべきかは、現オフィスの賃貸借契約を締結した時の賃貸借契約書に明記されていることでしょう。

こちらを参考に、解約予告のタイミングを決めます。

オフィス移転・第2段階目はインターネット光回線の移設手続き・流れ

光回線を利用したい場合、移転先の建物で光回線の引き込みができるかどうかを良く確認しましょう。

光回線の移転手続き

確認後は光回線事業者各社とも、概ね次の方法で移転手続きを行います。

(1)申込

お問い合わせフォームまたは電話で申し込みを行います。

いずれの申込方法でも

は明示する必要があります。

(2)光回線事業者からの案内

移転についての詳細を光回線事業者がヒアリングします。

ご自身の企業に代わり管理会社へ取り次ぎしてくれる光回線事業者もあります。

光回線事業者は概ね次の項目を確認することになるでしょう。

事前の準備が必要です。

(3)最終確認

手配した工事日程等が案内され、最終確認を行います。

(4)工事・開通

工事業者が訪問し、新オフィスの光回線が開通します。

インターネット光回線の移設手続き・名義変更

当然、光回線の移設した場合は、名義変更が必要です。

とはいえ、煩雑な書類作成に追われるわけでは無いご安心を。

次の手順で進めていきます。

(1)申請書類・添付書類の準備

法人・個人共通の書類、法人が準備しなければいけない書類は次の通りです。

光回線事業者によって記入内容は多少異なりますが、概ね上記の必要事項を記入することになるでしょう。

法人の場合は次の書類を準備します。

(2)申請書類・添付書類郵送

申請書類・添付書類を光回線事業者へ郵送

(3)名義変更完了

書類に不備がなければ名義変更完了です。ただし、光回線事業者から追加の書類を請求されるケースもあります。

サービスの追加・変更を要する場合

事務所の規模等を大きくするだけで、現在の光回線サービスと同様の内容で契約を続行するなら、これ以上の手続きは不要です。

しかし、光回線に関わるサービスを追加・変更する予定なら、契約内容の追加・変更に伴い、工事や設定変更が必要となる場合もあります。

次の手続きも必要です。

移転に便利なサービスとは？

手続きは迅速に進めたいものの、ご自分の企業の持ち得る情報が漏洩したり、消えたりする事態は避けなければいけません。

そして、移転を機会に充実させたいサービス内容もあるはずです。

例えばNTTでは主に次のサービスを利用することが可能です。

(1)おまかせデータレスPC

クラウド上のストレージにデータを自動保存する、「データレス機能」の付いたレンタルパソコンサービスです。

こちらのサービスを利用すれば、インターネット環境があれば、社内はもちろん外出先・自宅等、場所を問わずに業務がで可能です。（月額料金7,700円/台～）

(2)おまかせクラウドVDI

クラウド上にデータがあるので、移転時の何らかのトラブルでデータが消えた等という事態も回避できます。

端末のOSやアプリを、災害に強くダウンしにくいクラウド上で管理、継続的な業務の実現をサポートします。（月額料金3,300円/台～）

(3)ギガらくWi-Fi

オフィスでWi-Fiの導入を検討しているなら、このようなサービスも利用してみましょう。

設定済みのWi-Fiアクセスポイント装置が届き、電源コード・LANケーブルを挿すだけですぐに使用できます。（月額料金4,180円/台～）

(4)ひかり電話オフィスA（エース）

フレッツ 光ネクストまたはビジネスイーサワイドをアクセス回線とし、最大300チャネルの同時通話、最大7,000番号が利用可能な事業所向けIP電話サービスです。

現在使用している電話番号がそのまま使え、ナンバー・ディスプレイのような便利な付加サービスも利用できます。（月額料金1,210円/1利用回線～）

(5)おまかせアンチウイルス

ご自身の企業も大きくなり情報管理をより徹底したいなら、こちらのサービス導入も検討しましょう。

複数台の端末を一元管理できるウィルス対策サービス、NTTによる監視・設定代行のサポートがついた端末セキュリティ対策サービスです。（月額料金550円～）

光回線事業者では、似たようなサービスを要しています。

移転を機会に、ご自身の企業に不足している部分・強化したい内容を検討し、サービスの追加について考慮してみることが大切です。

オフィス移転・第3段階目はインターネット光回線の移設手続き後

移設先や光回線の手続き等が進んだとしても、一安心とは言えません。

様々な機器の処分・配送、原状回復、各行政機関への届け出が必要です。

現状のオフィス機器・ICT環境を撤去し移転

現オフィスに設置したオフィス機器を撤去、新オフィスへ移転します。

主に運送業者の対応となります。

オフィス機器が旧くなり処分したい場合は、リサイクル業者に買い取ってもらいましょう。

リース契約なら解約するかどうかも検討します。

事前に取引先へ移転の報告

取引先への報告をほったらかしにして新オフィスへ移転したら、取引先に大迷惑がかかってしまいます。

忘れずに、この段階で移転の事実・移転先を報告しましょう。

取引先に漏れなく移転の挨拶をします。

オフィス原状回復工事

機器を撤去したら後はOKではありません。

オフィスの賃貸の場合は、そのほとんどがテナント（ご自分の企業）負担による「原状回復」が基本です。

余分な備品・機器を撤去し、修繕をした上で元の状態に戻したら引き渡しです。

引っ越し後1ヶ月を目安に、利用してきたオフィスの原状回復工事をしましょう。

解約日まで原状回復を完了させます。

オフィスの引き渡し

原状回復工事を終えた上で建物オーナーへ、利用していたオフィスを引き渡します。

オフィス移転・第4段階目は移転をする前に各行政機関へ届け出る

警察・消防・郵便局等へいろいろな届け出が必要です。

警察署への申請の場合

移転に伴い社用車・バイクを新しい場所へ移動させるなら、「車庫証明（自動車保管場所証明書）」等を、その車両の保管場所（駐車場）を管轄する警察署へ提出します。

消防署への申請の場合

新しいオフィスを新設する場合、「防火対象物使用開始届出書」・「防火対象物工事等計画届出書」を、入居するオフィスビルの管轄消防署へ提出します。

移転開始の7日前までに終えましょう。

郵便局への届け出の場合

移転日決定後、近くの郵便局に「郵便物届出変更届」を出します。

オフィス移転・第5段階目は新オフィスへ移転後の各届け出

新オフィスに無事移転しても、業務の他に行う手続きは山ほどあります。

各手続きをしっかり完了していきましょう。

本店・支店移転の登記申請

オフィスを移転した場合は法務局へ「本店・支店移転登記申請」を行います。

本店移転登記申請ならば新本店所在地管轄の法務局へ、移転日から2週間以内に申請手続きを終えます。

一方、支店移転登記申請ならば新本店所在地管轄の法務局等へ請手続きを行います。

それも、本店所在地管轄の法務局へ移転日から2週間以内、旧支店所在地管轄の法務局へ移転日から3週間以内、新支店所在地管轄の法務局へ移転日から4週間以内にそれぞれ申請手続きを済ませます。

その他（従業員がいる場合）

労働保険（労災保険・雇用保険）の手続きを、所在地を変更した日の翌日から10日以内に、「労働保険名称、所在地等変更届」・「雇用保険事業主事業所各種変更届」を管轄の労働基準監督署または公共職業安定所（ハローワーク）に提出します。

健康保険・厚生年金保険の手続きについて、「健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地名称変更（訂正）届」を、移転後5日以内に、移転前の所在地を管轄する年金事務所へ提出します。

本店が移転して納税地が変わったなら、「異動事項に関する届出」を、移転前の所在地を管轄する税務署へ提出します。

なお、給与等の支払事務を取り扱う事務所が移転したら、「与支払事務所等の開設・移転・廃止届出」を、移転前の所在地を管轄する税務署に提出します。（期限：移転後1ヶ月以内）

オフィス移転に伴うインターネット光回線の移設料金

こちらでは、オフィス移転に伴う光回線の移設料金について解説します。

インターネット回線の移設料金は意外に易い

光回線事業者は異なる料金体系を設定しているはずですが、NTTの「フレッツ光」の場合は概ね7,500円～9,000円かかります。

インターネット回線のプランの変更や、オプションの追加をしない限り、そんなに重い負担となるわけではありません。

光回線の開設に工事が必要？

新オフィスで光回線を利用する場合、「派遣工事」または「無派遣工事」のいずれかが必要です。

この2種類の工事を見ていきましょう。

派遣工事

工事担当者が新店舗・新オフィスに来て開通工事を行う工事で工事日を調整する必要があります。

なお、光電話を申し込んでいるなら、ホームゲートウェイに電話を設定、発着信の確認をします。

無派遣工事

こちらは、工事担当者の訪問なしで利用者本人が、回線終端装置(ONU)・ホームゲートウェイを設置する工事です。

光コンセントがオフィス内に1カ所でも設置されている場合は無派遣工事になります。

オフィス選定する場合は、この光コンセントの有無が大きなポイントとなるはずです。

派遣工事よりも早く光回線が開通できることでしょう。

作業は光コンセントを回線終端装置(ONU)に差し込むだけです。

気になるお値段は？

主な光回線の工事手数料は次の通りです。

プロバイダはそのまま？

プロバイダは、ご自身の企業が契約した回線を、インターネットとつなげる役割を担う接続事業者のことです。

つまり、こちらとも契約しないとインターネットは使えません。

以前利用してきたプロバイダをそのままの契約内容で利用するなら、もちろん今まで通りの月額料金でOKです。

もちろん、移設したからといって何か追加料金がかかるわけではありません。

ただし、プロバイダを別の業者に変えたい場合は、解約違約金が発生する可能もあります。

プロバイダによってその金額は大きく異なり、2,000円～10,000円くらいとなっています。

ただし、プロバイダの中には「〇年継続してくれたら、その後は違約金0円」という業者も存在します。

解約したい場合は違約金がどれ位の金額となるか、よく確認してから検討しましょう。

オフィス移転に伴うインターネット光回線の移設完了までの期間

こちらでは、光回線の移設完了までの期間について解説します。

無派遣工事なら即開通

前述したように無派遣工事なら、面倒な作業・手続きは不要です。

移転が完了する2ヶ月前後で光回線の移設・名義変更手続きを進めましょう。

問題なく手続きをすすめられたら、新オフィスでのインターネット開設は何らかの調整も不要で行えます。

派遣工事なら業者と要調整を

移転が完了する2ヶ月前後で光回線の移設・名義変更手続きを進めるのは、無派遣工事と同じです。

派遣工事の場合は、工事業者と日程の調整が必要です。

特に3月・4月が引っ越しの繁忙期・ハイシーズンと言えます。

これは個人でも企業でも同じです。

工事業者もこのシーズンは忙しく、2～3週間くらい待たされる可能性もあります。

そのため、派遣工事の場合は3ヶ月程度、最短でも1ヶ月程度の期間を目安とした方が無難です。

オフィス移転時に注意しなければいけないこと

こちらでは、オフィス移転時に注意すべき点を2つ取り上げましょう。

移転先の建物で光回線が使えるか

オフィス用のほとんどの建物では光回線が使えるようになっています。

しかし中には、光回線が整備されていない建物もあることでしょう。

光回線が整備されていないケースとは？

主に次のようなケースが考えられます。

(1)そもそも光回線が用意されていない地域

オフィス用の建物はほとんどの場合、都市部に集中しています。

この場合は、光ファイバーが張り巡らされています。

しかし、リモート会議の技術等が整備され郊外に拠点を構える場合、回線が整備されていない地域にうっかり決めてしまうと頭を抱える事態となります。

そんな光回線が用意されていない地域でも、専用回線を引けなくはないのですが、下手をすれば費用が何千万円もかかってしまいます。

(2)オフィスから基地局が離れすぎている

光回線のネットワークが一応用意されている地域でも、基地局からかなり離れているとインターネットをまともに使えるかどうか疑問です。

光回線のネットワーク基地局からオフィスがあまりに離れすぎていると、申し込みをしても回線を引くことができないと断られる可能性もあります。

(3)建物の構造上無理なことも

都市部であってもオフィスとなる建物が施工時、光回線のことなんて想定外だったような築年数の古い建物もまだ存在します。

賃料が安くてオフィスを移転したら、光回線未対応というケースはゼロと言えません。

光回線が引けないなら

事務所に希望の光回線サービスがそのまま導入できない場合、NTTをはじめとした光回線事業者では代替サービスや、必要な機器の提案をしてくれます。

その提案が了承できるなら、次の手続きに進みます。

また、小規模な企業ならモバイル回線の利用も検討してみましょう。

WiFi利用なら工事も不要で即時開通できます。

ただし、利用人数・WiFiが届くエリアがは限定されることに注意しましょう。

固定回線とモバイル回線の違いは次の通りです。

それなりの従業員数・規模の大きな企業では、やはり光回線の整備が不可欠となるはずです。

光回線を再契約？

NTTの光回線を利用している場合は特に注意すべき事柄ですが、例えば大阪の事務所から東京の事務所へ移転した場合は、光回線利用が問題なく可能な地域でも移転手続きはできません。

なぜなら、NTT東日本・NTT西日本は双方ともNTTの子会社ですが、会社自体が独立しています。

つまり、NTT東日本が利用可能なエリア→NTT西日本が利用可能なエリア、またはNTT西日本が利用可能なエリア→NTT東日本が利用可能なエリアいずれに事務所を移しても、フレッツ光を一度解約しなければいけません。

その上で、再度引越し先の住所でフレッツ光を新規契約するか、別の新たな回線を契約する必要があります。

移転に伴って会社の電話番号は変わらないか

電話回線・インターネット回線が営業を開始する日までに開通しなければ、電話もやはり使用することができません。

電話回線の変更も一苦労

電話工事は通信キャリアによって、移転先で今までと同じ電話番号が使用できないこともあります。

オフィス移転の日程が決まった時、電話回線の移設・ビジネスフォン移設には前もって手配をかける必要があります。

電話回線は利用中のキャリア（電話会社）に移設の手続きを、ビジネスフォンの場合は工事業者へ移設の工事の手配を、別々にしなければいけません。

もしも、移転先のオフィスが光ファイバーの引き込みが難しい建物なら、残念ながら他の電話回線を利用しなくてはなりません。

同じ電話番号が使えないことも

たとえ同一市区町村内でオフィス移転しても、同じ電話番号が使えない場合もあり得ます。

事前に利用中の電話回線のキャリアへ、電話番号について問い合わせる必要があります。

電話番号が変更になるなら、自社ホームページ・役員・従業員名刺、チラシといった様々なツールで、電話番号の記載を変更しなければいけなくなります。

オフィス移転に伴うインターネット光回線は新規と移設どちらが安い？

こちらでは、光回線は新規と移設どちらが安いのかについて解説します。

光回線の移設の方が断然お得？

当然ながら移設である以上、解約違約金はかかりません。

しかし解約の場合は、光回線事業者によっては1万円～2万円程度この違約金がかかっていまします。

プロバイダの違約金は2,000円～10,000円程度で、高くても3万円程度が違約金の目安と言えます。

移設の手数料はいろいろカウントされても多くて9,000円くらいです。

この金額だけをみれば移転前の光回線を利用した方がお得と言えます。

代理店経由なら新規契約がかなりお得？

ただし、代理店の中には新規契約キャンペーンを開催しているケースが多いです。

例えば、期限を定めず「成約で手数料〇万円が無料」、期間限定で「今なら〇〇万円キャシュバック」という特典を設けています。

このキャンペーン割引・特典を上手く利用すれば、たとえ現在利用中の光回線＆プロバイダを解約しても、その負担する違約金以上のお金がお得になる場合もあります。

これらの特典と解約時に負担する違約金を比較考量して、移設すべきか新規契約をすべきか決めた方が良いでしょう。

また、特典の中で据え置きのモバイルまで提供してくれる業者もあります。

余計な追加費用をかけず、更なるインターネット環境の充実を希望するなら、新規契約も有力な選択肢の一つです。

新規契約で通信の質が向上？

現在の契約を解約するならば、レンタル中のルーターは当然返却します。

しかし、新規契約をすれば最新のルーターをレンタルできます。

通信技術は日々進化しており、最新式の通信規格でインターネットをしたほうが快適であるのは間違いありません。

古いルーターでは、最新の通信規格に対応しておらず、徐々に通信の質が下がってしまいます。

新規契約をするなら、新しいルーターをレンタルできるので通信の質は向上します。

新規契約をしたら

実はキャンペーン等が充実しているからと、光回線を新規契約する前に確認するべきものが2つほどあります。

それが「ポイント数」です。

光回線を長年利用していれば、その分ポイントが加算されてきます。

中途解約してしまうと、当然このポイントは消えてしまいます。

そのため、キャンペーンがお得で新規契約を行う前に、加算されている現在のポイントを使い切った方が良いでしょう。

また、現在の契約で月額料金等の割引サービスを利用しているはずです。

この割引も移設先でそのまま活用できます。

思い切ってモバイル通信に替えてみる？

新規契約をする場合には、面倒な手続きや工事の調整を省けることもあります。

それは光回線からモバイル回線に変更することです。

ご自身の企業が業績好調で、従業員数を飛躍的に増加させる場合は、前述したように光回線を選らんだ方が同時利用台数は無制限のため有利です。

しかし、従業員を増やすと言っても、現在の従業員を含めて20人・30人程度に収まるなら、据え置きのモバイル回線を利用した方がお得です。

工事費がかからないことはもちろん、初期費用は月額3,000円程度です。

オフィス移転後、インターネットが原因で業務に『穴』をあけたくないのなら、回線の種類を変更してみるのも良い方法です。

オフィス移転とインターネット光回線まとめ

オフィス移転で光回線を移設する場合、いろいろな手続きを行う必要があり、むしろ新規契約の方がお得となるケースもあります。

しかし、最近の現状を踏まえ新たな留意点も登場してきています。

新型コロナウィルスでオフィス・ビルから撤退相次ぐ？

新型コロナウィルスの大混乱は世界中に広がり、日本も例外ではありません。

オフィス・ビルからの企業の撤退はコロナの影響による経営不振が確かに考えられます。

しかし、従業員が各々の自宅でリモート・ワークのできる環境を整備したことも、やはり大きな要因と言えるはずです。

オフィスに来て仕事をするのはもう古い？

当然オフィスで仕事をしなければいけない業種は多いですが、感染のリスクを避けるために、在宅ワークでできる業務なら、在宅で作業をすることが重要です。

昔のように「どんな事態になっても会社で仕事をするのは当然」などと考えてるのは、現状に見合わない危険な考え方と思った方が賢明です。

そのため、今後はオフィスで仕事をする人と在宅ワークで仕事をする人が、いかに支障なく連携しながら業務を遂行すべきか良く検討する必要があります。